Sie möchten wissen, wie die Ressourcenausstattung in Ihrer Institution zu bewerten ist? Wird effizient gearbeitet? Wo besteht eventuell eine Über- oder Unterausstattung? Zur Beantwortung dieser Fragen kann eine Benchmark-Analyse hilfreiche Erkenntnisse liefern.
Der Vergleich quantitativer Informationen wie Personal- oder Finanzressourcen und die Verwendung objektivierender Daten können eine fundierte Grundlage für die Optimierung der Ressourceneinsatzes bzw. der -ausstattung schaffen. Ein einfacher, nicht interpretierbarer Zahlenvergleich ist wenig aussagekräftig. Vielmehr erfordert eine qualifizierte Benchmark-Analyse eine Kontextualisierung der Einzelinformationen. Eine Skalierung mit weiteren Daten, wie Besuchs- und Produktionszahlen bei Theatern, Wechselausstellungen bei Museen oder Veranstaltungszahlen bei Veranstaltungsstätten, ist daher unerlässlich. Eine Benchmark-Analyse ermöglicht es den Institutionen, ihre Leistung im Vergleich zu anderen zu bewerten und zu verstehen, wo sie stehen. Sie ermöglicht die Einordnung von Mengengerüsten und liefert wertvolle Hinweise auf mögliche Ineffizienzen oder Defizite.
Natürlich gibt es auch Grenzen dieser Analysemethode: Eine der größten Herausforderungen ist die Vergleichbarkeit von Institutionen. Dies trifft insbesondere auf den Kultursektor zu, da hier der Personal- und Sachmittelbedarf in fast allen Bereichen untrennbar mit der künstlerischen und inhaltlichen Konzeption und Ausrichtung verbunden ist. Zudem können strukturelle Unterschiede in der Organisation nur bedingt berücksichtigt werden. Die Breite der Datenbasis ist außerdem relevant, denn je weniger vergleichbare Benchmark-Daten vorliegen, desto anfälliger ist die Analyse für Ausreißer. Insgesamt gilt: Je vergleichbarer die Institutionen und je breiter die Datenbasis, desto aussagekräftiger und präziser sind die Ergebnisse.
Hinzu kommt, dass qualitative Daten in quantitativen Analysen nur schwer zu erfassen sind – z. B. Unterschiede in der Qualität des Personals, die durch die Qualifikation des Personals, den Standort der Einrichtung und die Bezahlung beeinflusst werden. Auch externe Einflüsse wie Markt- und Umfelddynamiken spielen eine Rolle, die in quantitativen Vergleichen oft nicht abgebildet werden können. Eine vertiefte Betrachtung dieser qualitativen Aspekte kann deshalb bei einer Benchmark-Analyse, die sich auf quantitative Daten stützt, einen Mehrwert liefern und der Kontextualisierung der Analyse-Ergebnisse dienen.
Trotz Einschränkungen bleibt die Benchmark-Analyse ein sehr nützliches Instrument, um sich selbst im Vergleich zu anderen Einrichtungen einordnen zu können. Durch Benchmarking können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, die dazu beitragen, gezielte Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten und die Effizienz und Effektivität zu steigern. Die Benchmark-Analyse bietet somit eine Grundlage für strategische Entscheidungen und kann dazu beitragen, die Position Ihrer Institution nachhaltig zu verbessern.
Im Rahmen der Organisationsuntersuchung für die Museumsstiftung Post und Telekommunikation wurde mit diesem Instrument beispielsweise die Personalausstattung für einen zukünftigen Betrieb ermittelt und Ertragspotenziale identifiziert.
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Ein Beitrag von Michaela Herrmann, Beratung.